Come effettuare l’emissione di fatture elettroniche

Una fattura elettronica non è semplicemente un documento in formato digitale; anzi, si tratta proprio di una completa novità, che sostituisce in modo completo e articolato le vecchie fatture, che molte aziende già producevano in formato digitale.

Come effettuare l’emissione di fatture elettroniche

Come effettuare l’emissione di fatture elettroniche

Ormai da quasi un anno il panorama delle aziende che hanno l’obbligo di utilizzare le fatture elettroniche per qualsiasi tipologia di pagamento da richiedere ai clienti o da inviare ai fornitori. Il sistema è abbastanza semplice da utilizzare anche se non tutte le aziende sono in grado di gestire l’emissione di fatture elettroniche in modo corretto. Per farlo è infatti necessario utilizzare appositi software, forniti dal proprio commercialista, o anche acquistati personalmente da chi si occupa di gestire la singola attività. Scegliere tra i programmi disponibili in commercio è essenziale per poter approfittare dei numerosi vantaggi insiti nell’utilizzo della fatturazione elettronica.

Come funzionano le fatture elettroniche

Una fattura elettronica non è semplicemente un documento in formato digitale; anzi, si tratta proprio di una completa novità, che sostituisce in modo completo e articolato le vecchie fatture, che molte aziende già producevano in formato digitale. Si dice fattura elettronica un documento in formato xml, che viene inviato attraverso il sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate, saldato direttamente dal cliente e archiviato in forma dematerializzata. L’emissione di fatture elettroniche quindi comporta un preciso processo di fatturazione, del tutto diverso rispetto a quanto avveniva prima dell’introduzione di questo nuovo sistema.

Emettere fatture elettroniche

Per poter effettuare una corretta emissione di fatture elettroniche non è quindi possibile utilizzare software tradizionali. Un tempo un’azienda poteva compilare fatture in formato cartaceo “a mano”, in pratica utilizzando carta e penna; volendo era possibile anche usare software per la produzione di documenti di testo o di fogli di calcolo. Oggi le cose funzionano in modo assai diverso, visto che il medesimo software che si usa per la compilazione di una fattura deve anche servire per inviarla al sistema di interscambio. Inoltre, anche chi non è obbligato ad emettere fatture elettroniche è tenuto a riceverle dai fornitori; la gestione della fatturazione elettronica quindi comprende sia quelle in uscita, sia quelle in entrata.

Produzione, invio, ricezione e archiviazione

I migliori programmi per la fatturazione elettronica si occupano quindi di svolgere numerosi compiti. Il primo passo riguarda l’emissione delle fatture elettroniche, o la loro ricezione da parte dei fornitori, il successivo riguarda l’invio attraverso lo specifico sistema posto in atto dall’Agenzia delle Entrate, per poi archiviare tutta la documentazione, per conservarla entro i termini di legge. Oltre a questo i software per la fatturazione elettronica si possono occupare anche di monitorare i pagamenti ed eventualmente inviare lettere di sollecito, ove il cliente non si sia occupato di saldare quanto dovuto entro uno specifico termine.

La gestione della contabilità

Il passo più interessante che molte aziende hanno già effettuato riguarda la possibilità di inserire la fatturazione elettronica all’interno di un più completo sistema di gestione della contabilità e delle attività aziendali. In questo modo oltre a produrre e inviare le fatture è possibile archiviare le anagrafiche dei clienti, monitorare i pagamenti, verificare le cadenze fiscali e controllare la disponibilità di fondi per adempiervi senza difficoltà e così via. In questo senso la fatturazione elettronica permette alle aziende di automatizzare molte attività, diminuendo i tempi impiegati per il loro svolgimento.

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Data pubblicazione : 29/11/2019 13:30
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